掌握函的书写规范：格式详解与经典范文展示

函，作为一种正式的书信形式，广泛应用于机关、企事业单位之间的公务往来。它承载着沟通信息、协调工作、请求指示、答复事项等多种功能。掌握函的正确格式并熟悉其范文，对于提高工作效率和保证公文质量至关重要。以下将从函的基本格式、种类、撰写要点以及具体范文四个方面进行详细介绍。

一、函的基本格式

函通常由标题、主送机关、正文、落款（包括署名和日期）四个部分组成，部分函件还会根据需要添加附件。

1. 标题：函的标题一般有两种写法，一是发文机关名称+事由+文种，如《XX市人民政府关于请求协助解决XX项目用地问题的函》；二是事由+文种，如《关于请求批准XX项目立项的函》。标题应简洁明了，准确反映函的主题。

2. 主送机关：即接收函件的单位或个人，应顶格书写，后加冒号。主送机关需明确无误，以免产生歧义。

3. 正文：正文是函的主体部分，通常由开头、主体和结尾三部分构成。

开头：主要说明发函的原因、依据或背景，简要阐述发函的目的和意图。

主体：具体阐述请求事项、说明理由或提出意见、建议等。内容要条理清晰，逻辑严密，语言简洁明了。

结尾：常用“特此函达”、“请予审批”、“请予复函”等习惯用语作为结语，表达对收件方的请求或期待。

4. 落款：包括发文机关署名和成文日期。署名应写全称或规范化简称，位于正文右下方；成文日期用汉字书写，位于署名下一行，居中或右对齐。

5. 附件：如有附件，应在正文结束后、落款前，空一行，顶格书写“附件：XXXX”字样，附件名称后不加标点符号。

二、函的种类

根据用途和内容的不同，函可分为多种类型，常见的有商洽函、询问函、请求函、答复函、知照函等。

1. 商洽函：主要用于平级单位之间就某一事项进行协商、沟通，寻求共识。

2. 询问函：用于向有关单位或个人了解情况、征求意见或询问某个具体问题。

3. 请求函：用于请求协助、支持、审批等事项，常见于下级对上级、平级或不相隶属单位之间的往来。

4. 答复函：用于对来函所提事项给予明确答复，可以是肯定的，也可以是否定的，还可以提出进一步的要求或建议。

5. 知照函：用于将有关事项告知对方，如通知、通报、告知等，多用于平级或不相隶属单位之间。

三、撰写要点

1. 明确目的：在撰写函件前，首先要明确发函的目的和意图，确保函件内容紧扣主题，不偏离中心。

2. 准确用词：函件语言应准确、严谨，避免模糊、歧义的表达。用词要礼貌、得体，体现尊重与合作精神。

3. 条理清晰：正文部分应条理清晰，逻辑严密，先说什么后说什么要有序安排，便于对方理解和处理。

4. 格式规范：严格按照函的格式要求撰写，确保格式规范、统一，提高公文的专业性和严肃性。

5. 注重时效：函件应及时发出，避免因延误而错过最佳处理时机。同时，也要关注函件的回复时效，及时跟进。

四、范文示例

范文一：商洽函

XX大学关于共建实习基地的商洽函

XX市XX企业集团有限公司：

为进一步深化校企合作，提高我校人才培养质量，经我校研究决定，拟与贵公司共建实习基地。现就有关事宜与贵公司商洽如下：

一、实习基地的建立旨在为我校XX专业学生提供一个实习实训平台，使学生在实践中掌握专业技能，提升综合素质。

二、实习基地的运行将采取“校企联合、双向选择”的方式，由贵公司根据学生专业特点和实习需求，安排合适的岗位和指导教师。

三、我校将负责实习基地的日常管理和协调工作，同时邀请贵公司参与我校的教学改革和专业建设，共同制定人才培养方案。

四、实习期间，学生将严格遵守贵公司的规章制度，服从管理，积极完成实习任务。

恳请贵公司给予大力支持和协助，共同推动实习基地的建设和发展。如贵公司有意合作，请派员与我校进一步洽谈具体事宜。

特此函达，盼复。

XX大学（盖章）

20XX年XX月XX日

范文二：答复函

XX市自然资源局关于XX建设项目用地审批的答复函

XX房地产开发有限公司：

贵公司《关于申请XX建设项目用地的函》（XX房开函〔20XX〕XX号）收悉。经我局研究，现答复如下：

一、经审查，贵公司申请的XX建设项目用地符合我市土地利用总体规划和城市建设规划，用地性质、面积及位置等符合相关规定。

二、根据《土地管理法》和《建设用地审查报批管理办法》等法律法规，我局原则同意贵公司关于XX建设项目用地的申请。

三、请贵公司在接到本答复函后，按照相关规定办理用地手续，缴纳相关费用，并尽快启动项目建设。

四、在项目建设过程中，我局将加强对用地情况的监督检查，确保用地合法合规。

此复。

XX市自然资源局（盖章）

20XX年XX月XX日

以上两篇范文分别展示了商洽函和答复函的基本结构和撰写要点。在实际应用中，应根据具体情况调整内容，确保函件既符合格式要求，又能准确传达信息，达到预期的沟通效果。