打造专业红头文件：WORD文档制作秘籍

在Word文档中制作红头文件，是许多办公室工作中不可或缺的技能。红头文件因其正式、庄重的特性，被广泛应用于公告、通知、决定等正式文件中。本文将详细介绍如何使用Word文档制作红头文件，并保存为模板，方便日后快速调用。

制作红头文件的基本步骤

一、设置版头

红头文件的版头是文件的重要组成部分，通常包括发文机关标志、发文字号、红色分隔线等元素。

1. 制作发文机关标志

打开Word软件，在文档顶部留出足够的空间用于版头。

输入发文机关的全称或规范化简称，如“XXXX公司文件”或“XXXX省XX市文件”。

选中发文机关标志文字，设置字体为小标宋，字号要醒目美观，颜色为红色，并居中显示。字距应适中，避免过于密集。

2. 设置发文字号

发文机关标志下方空两行（约20mm）处输入发文字号。

发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。

设置字体为仿宋，颜色为黑色，居中显示。年份使用全称的四位数，并用六角括号“﹝﹞”括入。发文序号使用阿拉伯数字，无需虚位零。

3. 添加红色分隔线

发文字号下方4mm处添加一条红色分隔线，建议线的宽度设为1.5磅。

选中发文字号所在的整行，在菜单栏中选择“开始”-“段落”-“边框”-“边框和底纹”。

在弹出的对话框中，选择“颜色”为红色，“宽度”为1.5磅，然后点击“确定”按钮。

再点击“边框”按钮，选择“下框线”，即可完成红色分隔线的设置。

二、制作正文

红头文件的正文部分通常包括标题、主送机关、正文内容、附件、成文日期、印章等元素。

1. 设置标题

在红色分隔线下方空一行，输入文件标题。

标题字体一般为二号小标宋，加粗，居中显示。

2. 设置主送机关

标题下方空一行，输入主送机关名称。

主送机关字体一般为三号仿宋，左对齐显示。

3. 编辑正文内容

主送机关下方空一行，开始输入正文内容。

正文内容字体一般为三号仿宋，每段首行缩进2个字符。

根据需要设置段落间距、行距等排版格式。

4. 添加附件

如果文件包含附件，应在正文内容下方空一行，列出附件名称。

附件名称字体为三号仿宋，左对齐显示。

5. 设置成文日期

在正文或附件下方空两行，输入成文日期。

成文日期字体为三号仿宋，右对齐显示。日期格式为阿拉伯数字，年份使用全称的四位数，月、日使用两位数。

6. 添加印章

根据需要，在成文日期下方添加发文机关的印章。

印章一般为红色圆形，直径不超过4.5cm，中心部位刊五角星或发文机关名称，五角星外刊单位名称（或规范化简称）。

在Word中插入印章图片，并调整大小、位置等参数。

三、保存为模板

为了方便日后的使用，可以将制作好的红头文件保存为模板，以便随时调用。

1. 保存文档

完成红头文件的制作后，点击菜单栏中的“文件”-“另存为”。

在弹出的对话框中，选择保存位置，输入文件名，并将文件类型设置为“Word模板（*.dotx）”。

2. 添加到自动图文集

选中整个红头文件内容（不包括页眉、页脚等），点击菜单栏中的“插入”-“文本框”-“绘制文本框”（或选择已有的文本框）。

将选中的红头文件内容复制到文本框中，并调整文本框的大小、位置等参数。

右键点击文本框中的任意位置，选择“将文本添加到自动图文集”-“新建”。

在弹出的对话框中，输入自动图文集的名称（如“红头文件”），然后点击“确定”按钮。

3. 调用模板

在需要制作红头文件的Word文档中，点击菜单栏中的“插入”-“文本框”-“自动图文集”。

在弹出的对话框中，选择之前保存的“红头文件”模板，然后点击“插入”按钮。

根据需要修改模板中的具体内容，如